Privacybeleid

1. Welke gegevens verzamelen we? 

Van deelnemers (kinderen en jongeren):

• Naam, adres, geboortedatum, geslacht
• School, leerjaar, schooltaal
• Medische informatie (alleen nodig voor veilige deelname)
• Foto's en video's (alleen met toestemming)

Van ouders/voogden:

• Naam, adres, contactgegevens, geboortedatum, rijksregisternummers
• Toestemming voor deelname en beeldmateriaal
  
  Van individueel begeleide jongeren:
• Verslagen van hun situatie en begeleiding
• Deze worden altijd geanonimiseerd verwerkt

Van vrijwilligers en personeel:

• Naam, adres, geboortedatum
• Medische informatie, bankgegevens, zedenattest
• Foto's en video's (alleen met toestemming)

Van partners en leveranciers:

• Contactgegevens, facturen, contracten

2. Waarvoor gebruiken we deze gegevens? 

Deelname aan activiteiten: Om kinderen en jongeren te laten deelnemen aan onze activiteiten.
Veiligheid: Medische informatie gebruiken we alleen in noodsituaties.
Communicatie via foto's en video's: We publiceren beeldmateriaal op onze website, social media (Facebook, Instagram) en in jaarverslagen. Dit doen we alleen met jouw toestemming.
Rapportage aan subsidiegever: We geven alleen algemene cijfers door aan overheden. Nooit individuele gegevens.
Impactmeting: We analyseren geanonimiseerde verslagen van individuele trajecten om onze impact in kaart te brengen.
Fiscale attesten: Rijksregisternummer gebruiken we alleen als gezinnen recht hebben op een fiscaal.

3. Wie heeft toegang tot je gegevens? 

Onze medewerkers en vrijwilligers
Alleen personen die de gegevens nodig hebben voor hun werk krijgen toegang. Zij zijn verplicht tot geheimhouding.

Externe verwerkers
We gebruiken externe partijen voor:

• Ledenadministratie: Twizzit
• Email en cloud opslag: Benison
• Website: Benison en Het Bastion
  Met deze partijen hebben we afspraken gemaakt om jouw gegevens te beschermen.

We delen NOOIT gegevens met:

• Partners voor commerciële doeleinden/ marketing/ reclame
• overheden
• Andere organisaties zonder jouw toestemming

4. Hoe lang bewaren we gegevens? 

We bewaren jouw gegevens:

• Tot je uitschrijft of tot je vraagt om ze te verwijderen
• Boekhoudkundige gegevens: 7 jaar (wettelijk verplicht)
• Geanonimiseerde impactgegevens: onbeperkt (geen persoonlijke info meer)

5. Hoe beschermen we gegevens?

Beveiligde opslag

• Digitale bestanden: beveiligde servers met wachtwoordbeveiliging
• CRM app met wachtwoordbeveiliging
• Papieren documenten: afgesloten kasten op kantoor

Beperkte toegang

• Alleen medewerkers die de gegevens nodig hebben, krijgen toegang
• Alle medewerkers zijn gebonden aan geheimhoudingsplicht

Regelmatige controle

• We controleren regelmatig of we geen onnodige gegevens bewaren
• Verouderde gegevens worden veilig verwijderd

6. Minderjarigen (-16 jaar) 

Voor kinderen jonger dan 16 jaar vragen we schriftelijke toestemming van ouders of voogd. Dit gebeurt via ons inschrijvingsformulier.

7. Jouw rechten 

Je hebt altijd deze rechten:

Recht op inzage: Je mag jouw gegevens inkijken of een kopie vragen.
Recht op verbetering: Je mag fouten laten rechtzetten.
Recht op verwijdering: Je mag vragen om je gegevens te verwijderen (tenzij wettelijk verplicht te bewaren).
Recht op beperking: Je mag vragen om bepaalde gegevens tijdelijk niet te gebruiken.
Recht op bezwaar: Je mag bezwaar maken tegen het gebruik van jouw gegevens.
Recht op overdraagbaarheid: Je mag jouw gegevens overdragen naar een andere organisatie.

Toestemming intrekken
Je mag jouw toestemming (bv. voor foto's) op elk moment intrekken.

Hoe je deze rechten uitoefent:
Mail naar info@dbroej.be of bel 02 412 06 50
 

8. Klachten 

Heb je een klacht? Neem eerst contact met ons op: info@dbroej.be of 02 412 06 50
Je mag ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Website: gegevensbeschermingsautoriteit.be
Email: contact@apd-gba.be
Post: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

9. Wijzigingen 

We kunnen deze verklaring aanpassen. Wijzigingen publiceren we op onze website.
Laatste update: 10.6.2025

10. Vragen? 

Neem contact op: info@dbroej.be of 02 412 06 50